Tebligat Kanunumuzda yapılan değişiklik ile elektronik posta yolu ile tebligat yapılabileceğine ilişkin düzenleme 19.01.2012 tarihinde yapılmış, 19.01.2013 tarihinden itibaren Anonim, Limited ve Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit Şirketlere tebligatın elektronik posta yolu ile yapılması zorunluluğu getirilmiştir.

Kısaca KEP olarak adlandırılan ve resmi mail adresi alma yükümlülüğü 30 Eylül 2014 tarihine kadar yerine getirilmediğinde para cezaları söz konusu olacaktır.

KEP adresinin ne olduğu, neden gerek duyulduğuna ve nasıl kullanılacağı bu yazımızın konusudur.

Ticaret şirketlerine ilişkin kayıtlar Ticaret Sicili tarafından tutulmaktadır. Bu sicilde şirketlerin kayıtlı tebligat adres bilgileri de yazılıdır. Bir şirkete tebligat yapılması gerektiğinde bilinen adrese yapılamıyorsa, Ticaret Sicil Müdürlüğünde tescil edilmiş olan adrese gönderilen tebligat ile ilgili şirkete bildirim yapılmış olur.

Günümüz koşullarında çocuklar bile elektronik haberleşme yapabilmektedir. Ancak Yasal düzenlemeler izin vermediğinde ticari işlemlerin mail yolu ile yapılabilmesi, yapılmış olanların da içeriği açısından ispat değeri olmaması bir problemdir. Bu nedenle şirketler için KEP adresi alma zorunluluğu getirilmiştir.

Şirketler hizmet sağlayıcılardan alacakları KEP adresleri yolu ile kendilerine tebligat yapılmasını kabul etmiş olacaklardır. KEP adreslerine yapılan tebligatlarda, tebligat bedeli şirketlerin hesabından ödenecektir. Elektronik yolla yapılan tebligatlar ulaştırıldıktan 5 gün sonra yapılmış sayılacaktır.
Sistemin işleyişi basitçe şöyle açıklanabilir: Tebligat yapmak isteyen kurum, sistem yöneticisi idareye tebligatı ulaştıracak, sistem yöneticisi aldığı tebligatı tarih belirterek hizmet sağlayıcıya gönderecek, servis sağlayıcı yine tarih kaydı düşerek alıcısı muhataba iletecektir. Eğer muhatap tarafından bir telefon numarası bildirilmişse tebligat yapıldığına ilişkin bilgi mesajı ayrıca telefona iletilecektir. Tebligat içeriğinin gizliliği asıldır. Eski haberleşme sisteminde mektup önce postaneye, sonra posta dağıtıcısına, sonra da alıcısına ulaşmaktayken şimdi de sanal taşıyıcılar ve sistem yöneticisi kurumlar oluşturulmuştur.

Hizmet sağlayıcılarla yapılan anlaşmalarda, posta göndericisi olmak kabul edilirse, diğer KEP adresi sahiplerine elektronik posta yolu ile ileti gönderilebilecek ve içeriği ilerideki ihtilaflarda delil olarak kullanabilecektir.

Örneklersek, KEP adresi olan iki şirket arasında sipariş, fiyat, onay, teslim tarihi, yapılacak iş vb. görüşmeler elektronik ortamda yapılmış ise bu içerik, taraflar arasındaki ihtilaflarda delil olarak kabul edilecektir. Şirketler birbirlerine yapılan iş dolayısıyla ihbarda bulunmak istediklerinde bunu her zaman noter onaylı yapmak zorunda kalmayacaklar, yazılı koşullu her ihbarı bu adresleri kullanarak yapabileceklerdir. Teslim edilen malın ayıplı olduğu ihbarı KEP adresi kullanılarak yapılabilecektir. Esasen piyasanın kullanmakta olduğu elektronik iletişim, içeriği kesin delil olarak kullanılabilir hale getirilmiştir.

Ticari piyasa işleyişine yarar getirecek olan KEP sistemi, kullanımı için bir eğitime ihtiyaç göstermektedir. Başlangıçta sadece elektronik posta alıcısı olmak yeterlidir. Ancak devam eden süreçte gönderici olmak istenecek, gönderilen postaların imza yetkilisi tartışması doğacaktır. Bir şirketi temsil etme hak ve yetkisi ticaret sicilinde kayıtlı olan ve imza sirküleri ile belirlenen kişiye aittir. KEP sisteminde elektronik imza yetkilisinin bu kişi olup olmaması sorgulanmamış, sistemin Ticaret Kanunu açısından entegrasyonu henüz sağlanmamıştır. Bu nedenle başlangıç olarak sistemin faydalı, devamı açısından eksik ve gelişmeye açık olduğunu belirtmek gerekmektedir.

Yukarıdaki açıklamalar KEP adresi alma yetkisinin sadece belirli şirketlere verildiğini düşündürebilir. Ancak bazı şirketler için zorunluluk olan bu durum, diğer şirketler ve gerçek kişiler için de ihtiyari olarak yasal düzenlemeye konu edilmiştir. İsteyen gerçek kişiler de hizmet sağlayıcılar ile irtibat kurarak KEP adresi alabilirler.